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出荷業務の「守り」の視点
出荷業務の「攻め」の視点

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出荷プロセスの概要
 (1)出荷プロセスの目的
  入力された受注データから出荷予定日ごとに出荷指示をもれなく出力し、顧客に対して出荷を行うこと

 (2)出荷プロセスの内容
  ・受注ファイルからの出荷指示
  ・荷揃え
  ・出荷指示に基づく出荷
  ・出荷報告
  ・顧客からの物品受領書等の入手

 (3)出荷プロセスに係る勘定科目
  原則としては、なし

 (4)出荷プロセスに係る帳票
  出荷指図書
  出荷報告書
  納品書
  物品受領書
  未出荷ファイル

 (5)出荷プロセスに係る規程
  販売管理規程
  与信管理規程
  職務分掌規程

 (6)出荷プロセスに係るシステムとマスタ
  ・価格マスタ
  ・顧客マスタ
  ・受注ファイル
  ・出荷指図ファイル


出荷業務の流れ
  (1)出荷日になると、受注ファイルからその日に出荷する商品の出荷指図書・納品書・納品書控えが自動的に出力される。

  (2)出荷担当者は倉庫より出荷する商品を注文ごとにピッキングし、梱包する。

  (3)出荷担当者は、出荷責任者の承認を受けた後、直ちに出荷指図書に基づき、すべての商品・製品の出荷業務が行われる。出荷後、出荷担当者は、出荷報告書を出力する(出荷報告書には、実際の出荷日が記録される。)。

  (4)商品は納品書・納品書控えを添付して、得意先に発送され、出荷担当者は得意先からすべての物品受領書(納品書控え)を入手している。物品受領書(納品書控え)は、得意先ごとに日付順に秩序整然と整理、保管する

  (5)出荷後、出荷担当者は端末の画面で出荷入力し、出荷報告書が出力される。

  (6)出荷担当者は、出荷報告書と物品受領書を照合する。

  (7)出荷指図書及び出荷報告書は連番管理されており、欠番については、担当者による調査が行われ、定期的に出荷責任者による査閲が行われている。


出荷時の売上計上
 (1)収益認識基準が出荷基準であれば出荷時に売上計上します。
  在庫の引き落としと売上計上が同時になされて売上側企業に取ってみれば業務処理が便利です。

 (2)収益認識基準が検収基準であれば検収書の入手を持って売上計上します。
  在庫の引き落としと売上計上が同時になされないので、売上側企業に取ってみれば業務処理が煩雑になります。



受注数量すべてが出荷できないとき
 (1)受注数量すべてが出荷できないときは、出荷担当者は販売担当者に連絡を取り、受注を取り消すのか、一部出荷とするのかを決定する必要があります。

 (2)一部出荷とした場合には受注システムが分納に対応するのであれば今回出荷数量を入力します。また、分納に対応しないのであれば、元の受注の数量を今回出荷分に修正し、残数については新たな注文として受注登録することになります。

 (3)自社による原因により受注数量すべてが出荷できなかった場合には、自社にペナルティーが課されることもありますので、このような場合には出荷遅延一覧表を作成し、その原因を分析し、必要な是正措置を取るようにすべきです。


出荷時の在庫引落し
 (1)商品を出荷したときにはその分在庫が減少するわけですから、在庫の引落計上を行います。

 (2)ただし、売上計上基準が検収基準の場合には商品を出荷して、顧客に届けられたとしても検収が完了するまでは自社に所有権がありますので、在庫引落しはすべきではありません。
   詳細は在庫業務で記述します。


見本品としての商品の出荷
 (1)見本品として商品を客先に配送するのも出荷となります。ただし、見本品の場合には売上高や売掛金は計上されず、商品原価で見本品費として販管費に計上されるという違いがあります。

 (2)見本品としての商品の払出についてしっかりとルールが決まっていないと、不正が発生しやすくなりますので留意する必要があります。


その他
 (1)商品代金の請求が締め日ごとの請求ではなく、商品の納品ごとの請求のケースでは今回の出荷分の商品代金の請求書を商品とともに顧客に送ります。

 


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