中堅・中小企業のIT活用

ホーム
上へ

お知らせ 事務所紹介 ビジネスプロセス 内部統制 リスクマネジメント
知的資産経営 データ分析 ソリューション

 

サイトマップ

 このページでは主として中堅・中小企業を対象にITを活用することによっていかにして経営を効率化・迅速化・正確化し、また、個客のニーズに的確に対応していくかを考えていきます。
 記載方法は目的別にまとめていきます。

<顧客のニーズに応える>
●顧客管理ソフトを活用する
 
個客のニーズに的確に応えるためには顧客が数千人いようが、顧客1人一人それぞれに氏名や住所、買い物履歴などを把握し、データベース化する必要があります。そのためには、顧客管理ソフトを活用することが基本となります。

●CTIやナンバーディスプレーサービスを利用する
 CTI(コンピュータ・テレフォニー・インテグレーション)やNTTのナンバーディスプレーサービス(発信者番号通知サービス)を利用することにより、顧客から注文などの電話がかかってきたときに「どの顧客からの電話なのか」、「顧客のフルネームや住所は?」、「この顧客からの買い物履歴は?」などの情報をパソコンに自動表示で表示させることができます。
 この機能を活用すれば顧客が最近購入した商品の使い心地や問題点、購入商品と類似した新商品のお知らせなどもお勧めすることができ、顧客にとって価値のある情報を提供できます。

 

<顧客・市場の姿をはっきり見る>
●顧客データの入力をはっきりとルール化する。
 
顧客の住所や会社名・氏名をエクセルや販売管理ソフトに入力するとき、はっきりとルール化しておかなければ分析には役立ちません。 例えば、住所の入力が都道府県から入力、あるいは市区からの入力とばらばらであれば、エクセル等のソフトの方は東京都も文京区も同じ分類区分とみなしていまいます。
 そのため、顧客データが大量に蓄積され、顧客データや販売データを分析するときに役立つようにするためには、住所であれば「都道府県」「市区名」「町村名・番地」などとデータ項目を区分して入力するといいでしょう。
 現在の顧客が東京都の人だけだからといって市区名から入力すると、東京都以外の顧客が増えてきたとき、データの修正が面倒になります。
 また、会社名も省略していいのは株式会社を「(株)」、有限会社を「(有)」だけです。それ以外の文字を省略すると、ソフトの方では別の会社と認識してしまいます。パソコンは融通がきかないと考えてください。
 また、関連したことを言いますと、(株)が会社名の前に付くのか、後に付くのかも確認すべきでしょう。取り違えると、顧客に対して失礼なことになります。

●販売データの分析を行う
 
販売データを販売管理ソフトからエクセルなどで読み込ませて、ピボットテーブル機能などを活用して販売データから傾向や法則を読みとることで顧客・市場の姿を読みとることができます。

●ポイントカードシステムを活用する
 ポイントカードを発行し、発行時に氏名や住所などを記入して頂き、買い物時にポイントカードを提示してもらうことで顧客ごとの買い物履歴を蓄積することができます。ヨドバシカメラのような大型カメラ店やビデオレンタルショップのポイントカードを持っている人も多くいると思います。
 なお、ポイントカードシステムを導入するときはPOSレジの導入も併せて行われるのが通常です。
 

<取引拡大をねらう>
●大企業の電子調達に対応する
 
これまで取引がなかった大企業が電子調達を行っていれば応募してみる。大企業の方もオープンな電子調達をおこなっているとすれば、新たな仕入先を探している可能性が高いので、自社の製品に自信があるなら応募(入札)してみる価値はあるはずです。



<業務処理を正確に行う>

●会計ソフトなどの業務ソフトを利用する

 中小企業でも会計ソフトを導入している企業は多いでしょう。会計ソフトを利用すれば社員が集計計算を行うことも少なくなり、また、伝票を訂正した場合でもその訂正が元帳、補助簿、試算表などに転記されますので誤りが少なくなります。
 また、従業員が10人以上いる会社であれば給与計算ソフトの導入は必須といっても過言ではないと思います。エクセルで給与計算をする会社もあるかもしれませんが、エクセルは計算の自由度が高すぎるために給与計算のような定型処理には利用しない方が無難だと考えます。

 

<業務処理をスピードアップする>
●よく使う固有名詞を辞書登録する
 
よく使用する固有名詞(氏名、得意先名など)をATOKなどのFEP(日本語変換ソフト)に辞書登録しておくとその都度、調査したり確認したりする手間が省け、間違いもなくなります。例えば次のような使い方があります。
 (1)社員の「山田 謙一」を「山田」で辞書登録しておけば「謙一」を賢一なのか、建一なのかと迷う 
  ことがなくなります。
 (2)自社の所在地(例:東京都中央区神田1−1−1)を「住所」で辞書登録しておく。
 (3)得意先名(例:東京中央自動車販売株式会社)を「とうじ」として辞書登録しておく。
  会社名や株式会社が前につくのか後に付くのかなどにも迷わなくてすみます。

 最後の例は辞書登録を短縮形で行うもので、短縮登録も辞書登録と併せて行うと便利です。

社内で利用するソフトを統一する
 社内で使用されているパソコンソフト(ワープロ、表計算など)の種類とバージョンは統一しておかないと、ファイルの変換等で思わぬ時間がとられてしまいます。

●会計ソフトはネットワーク対応型を選択する
 複数の事業所を有する企業はネットワーク対応型の会計ソフトを使用し、取引が発生した事業所で伝票入力すれば企業全体の業績把握が迅速になります。

●インターネットバンキングを利用する
 インターネットバンキングを利用すれば経理担当の社員のディスクのパソコンから銀行預金の残高確認、振込が行え、わざわざ銀行のATMに並ぶ手間が省略できます。また、会計ソフトメーカーが販売している専用ソフトを利用すれば会計ソフトへの銀行取引の自動記帳を行うことも可能です。 以前は、インターネットバンキングは個人向けのみでしたが、現在では法人向けにも対応しています。

●給与・賞与、地方税の支払をEBで行う
 現在ではちょっとしたパソコン給与ソフトにも給与・賞与・地方税をEB(エレクトロニック・バンキング)を利用して、給与ソフトで作成した振込データを金融機関に送信し、社員・各市町村役場に振り込むことが可能となっています。

●過去に作成した資料を再利用する
 社員のそれぞれのパソコンの中には過去に作った提案書やプレゼン資料などが蓄積され、その中には優れた文書も少なくないでしょう。そうした文書を雛形(テンプレート)に手直し、LAN上の共有ホルダー、もしくはファイルサーバーに蓄積することで短時間にうちに一定レベル以上の文書を作成することができます。

●グループウエア上で申請処理を申請者各自が行う。
 出張旅費の申請や、結婚に伴う申請(扶養家族増加、住所変更、通勤手当変更など)をグループウエア上で申請者が各自で行えるようにし、経理・総務部門の負荷を減らすと同時に変更事由が発生したときに速やかに変更処理を行い、後日の訂正処理を減少させる。

 

<コスト削減を行う>
●テレビ会議システムで重要性の低い会議を行う

 
営業所や支店を有する企業で本社で営業所長や支店長を集めて会議を行っている場合、重要性の低い会議に関してはテレビ会議システムを導入する。


<最後に>
●ウイルス対応ソフトは必須
 
業務の効率化とは関係ないと考えられるかもしれませんが、インターネットなどを通じてコンピュータウイルスに感染すれば、自社のデータやパソコン機器などにも被害を被り、ひいては業務に支障を来します。さらには顧客に対してウイルスを感染させ、顧客のデータ等にも被害も及ぼすことになれば大きな打撃を受けます。
 今日であれば、ウイルス対応ソフトを導入していない企業は少ないと思いますが、導入していない、もしくは最新のウイルス定義に更新していないという場合には、早急に対応を考えるべきです。


ページトップへ

このサイトにたいするご意見やご要望はtsuneo@aoyamaoffice.comまでお願いいたします